نظام آراستگی 5S

 نظام آراستگی (5S) چیست ؟

 

محیط کار شما چگونه محیطی است؟ آیا شما در یک محیط آشفته و شلوغ کار می کنید؟ آیا نظام آراستگی (5S) را رعایت می کنید؟

می دانستید دانشمندان و روانشناس ها بررسی کرده اند که اگر فردی با خستگی محیط کار خود را آشفته رها کند، فردا صبح زمانی که باز می گردد و این محیط را میبیند، خستگی دیروز دوباره در بدنش پدید می آید.

این موضوع اهمیت نظام آراستگی (5S) در سازمان ها را می تواند نشان بدهد، اینکه اجرای نظام آراستگی یا همان 5S ژاپنی چقدر می تواند در بهره وری و افزایش آن موثر باشد .

نظم، نظافت و آراستگی علاوه بر زیبایی بصری باعث امنیت و ایمنی بیشتر می شود و کارایی و بهره وری را در محیط بالا می برد. نظم بیشتر موجب می شود کارمندان در حین کار اتلاف زمانی کمی داشته باشند و کیفیت کار بالا رود.

امروزه موضوع جدیدی با نام نظام آراستگی 5S مطرح شده است که سامان دادن به محیط را به خوبی تعریف می کند. در ادامه به تعریف این اصطلاح و هدف نهایی آن و همچنین مزایای اجرای آن در محیط های مختلف مخصوصا محیط های کاری پرداخته می شود.

 

نظام آراستگی 5S در محیط کاری

 

5S یا نظام آراستگی برگرفته از پنج کلمه است که در انجام کار ها در محیط های مختلف از جمله منزل، محیط کار، سازمان ها و حتی کارخانه ها مد نظر قرار می گیرد.

این نظام اولین بار توسط ژاپنی ها به کار گرفته شد و ۵S متشکل از پنج واژه ژاپنی Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و Shitsuke است که به پنج S در زبان انگلیسی ترجمه شده اند و شامل Sort، Set in order، Shine، Standardize و Sustain می باشند. این پنج واژه معادل ۵ واژه فارسی سوا کردن، ساماندهی، نظافت، استانداردسازی و سازمان یافتگی می باشند؛ در ادامه این پنج واژه به طور کامل شرح داده می شوند.

این نظام که در همه جا از جمله در محیط های مختلف مسکونی، منزل، محوطه های کاری و اداری، کارگاه ها و کارخانه قابل پیاده سازی می باشد موجب اجرای موفق سیستم ها می باشد.

مفاهیم و نتایج 5S

 

 

معرفی S ها به ترتیب : 

 

ساماندهی 

سوا کردن در این دیدگاه به معنی تشخیص ضروری ها از غیر ضروری ها و جدا نمودن آن ها می باشد. پس از این جدایی باید تصمیمات لازم اتخاذ شود و بر روی ضروری ها اولویت های لازم اعمال گردد. می توان گفت عمل سوا کردن از چینش و قرار دادن اشیاء مهمتر و دشوارتر می باشد. سوا کردن در یک محیط مشخص می کند که چه چیز را می توان نگه داشت و چه چیز به کار نمی آید و باید دور انداخته شود. محیط زندگی و محل کار باید فقط شامل ابزار و وسایلی باشد که در آن محیط مورد نیاز می باشد.

 

نظم و ترتیب

نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکان مناسب می باشد. این چیدمان باید به نحوی منظم باشد که یافتن اشیائی که در گام اول شناسایی شده اند، بسیار سریع و آسان باشد. در این گام باید اشیائی که زیاد مورد استفاده قرار می گیرند در دسترس باشند و اشیائی که کمتر استفاده می شوند، در محلی دور از دسترس قرار گیرند.

 

پاکیزه سازی

برای حفظ سلامتی و ایمنی در محل مورد نظر، باید محیط و اشیاء پاکیزه نگه داشته شوند. پاکیزه سازی لزوما برای نواحی که در معرض دید هست نمی باشد بلکه مختص به کلیه نواحی و سطوح می باشد و باید نظافت به صورت کامل صورت گیرد. در این مرحله علاوه بر این که آلودگی ها به طور کامل حذف می شوند، یک بازبینی از اشیاء و وسایل نیز صورت می گیرد و در صورت اشکال، خرابی ها تعمیر می شوند. همچنین در این بازبینی منبع و منشاء آلودگی نیز یافت می شود. در این مرحله می توان از شرکت های خدمات نظافتی یاری گرفت تا بتوان با جدید ترین و بهداشتی ترین وسایل نظافتی، محیط کار را پاکیزه نمود.

 

استانداردسازی

استانداردسازی روشی برای حفظ نتایج حاصل از ساماندهی ، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی می باشد، زیرا تنها یک بار عمل ساماندهی کردن و نظافت در محیط کافی نیست و برای تداوم آن برنامه های مشخصی لازم است. در این مرحله می توان به آسانی به عیب و نقص دستگاه ها نیز پی برد. می توان از برچسب ها، چک لیست های مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از خلاقیت در محیط کار باعث تداوم نظافت و آراستگی شد.

 

انضباط 

مرحله نهایی ۵S انضباط یا سازمان یافتگی و نظم است.

سازمان یافتگی فرایندی است که از آموزش، تکرار و تمرین حاصل می شود. برنامه منظم بازدید، لباس و ابزار مناسب، منظم کردن چک لیست و گزارش نویسی لازمه انضباط و سازمان یافتگی محل کار می باشد. در این مرحله مجموعه ای از شیوه ها به کار گرفته می شود تا به افراد حاضر در محیط موارد نظافت و آراستگی محیط آموزش داده شوند. آموزش عادات و توانایی های درست در زمینه نظم و آراستگی، وضع قوانین و مقررات در محیط کاری، تمرین کردن و رعایت آن ها موجب انضباط در مجموعه می گردد. تمرین نظم و ترتیب، تمرین وقت شناسی و توجه به زیبایی ها و رعایت ظواهر، از جمله موارد سازمان یافتگی می باشد.

 

مزایای به کارگیری نظام آراستگی (5S)

هدف از اجرای این نظام رسیدن به محیطی ایمن، پاکیزه و سالم که برای کارکنان و افراد در آن محیط بسیار مطلوب باشد. با رعایت نظام آراستگی شرایط محیط کار بهبود یافته، انگیزه افراد بیشتر شده و سطح بهره وری نیز به مراتب بالا خواهد رفت. جذابیت در محیط کار موجب بهبود روابط و افزایش روحیه کارکنان در محیط می گردد. از دستاورد های این نظام می توان به کاهش اشتباهات، کاهش ضایعات، بیشتر شدن فضاهای موجود، افزایش عمر دستگاه ها و ابزار ها، کاهش اتلاف زمان و مواردی این چنین اشاره نمود. در چنین محیط هایی دسترسی به اشیاء و وسایل مورد نیاز به راحتی امکان پذیر می باشد.