مدل 6 بخشی ماروین ویس بورد

مدل 6 بخشی ماروین ویس بورد

یکی از ابزارهای عارضه یابی سازمانی، مدل شش بخشی ماروین ویس بورد است. این مدل چارچوبی است برای تشخیص که در سال 1976 مطرح شد و کماکان به طور وسیعی به وسیله کارگزاران تحول سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این مدل به کارگزاران تحول سازمان نشان می‌دهد که برای تشخیص مسائل و مشکلات سازمانی چه جاهایی را باید جستجو کرد و در پی یافتن چه چیزی بود. همان طور که در شکل می‌بینید، ویس بورد شش حوزه یا بخش بسیار مهم (اهداف، ساختار، پرداخت‌ها، ساز و کارهای هماهنگی و کنترل، روابط و رهبری) را مشخص کرده است.  این بخش‌ها در واقع عواملی هستند که اگر سازمان به دنبال کسب موفقیت باشد باید به نحو صحیح با آنها برخورد کند. مجریان تحول سازمان، همزمان بررسی فرایندها و فعالیت‌های درون هر بخش را به عنوان یک نقشه شناختی جهت جستجوی علائم مشکل، مورد استفاده قرار می‌دهند.

فرض کنید در کالایی که یک سازمان تولید می‌کند، مشکلاتی وجود دارد و این مشکلات ریشه در اختلال‌هایی داشته باشد که مربوط به یکی از بخش‌ها یا تعدادی از بخش‌های مطرح شده در این مدل است. این مشکلات می‌توانند ناشی از ساختارهایی باشند که دقیق و عالمانه طراحی نشده‌اند، یا ناشی از رهبری ضعیف، مبهم بودن اهداف بلند مدت و کوتاه مدت یا وجود اهداف چند گانه در مورد محصول و یا فقدان سازوکارهای مفید کنترلی، نظارتی و یا هماهنگی باشند. این مدل بخشی وسیله‌ای ساده و مؤثر برای تشخیص مسائل و مشکلات سازمانی است.

بنا به گفته ویس بورد، مشاور باید به جنبه رسمی و غیر رسمی هر بخش یا حوزه مدل توجه کند. سیستم رسمی، روش‌های رسمی وقوع یا انجام امور را نشان می‌دهند؛ سیستم غیر رسمی، به روش‌های واقعی و نحوه انجام کارها اشاره می‌کند. برای مثال گزارش رسمی روابط و سازماندهی وظایف مندرج در بخش ساختار مدل، ممکن است تشکیلات ساختاری واقعی را که در سیستم یافت می‌شوند، منعکس نکند. گارگزار تحول سازمان باید به دو پرسش زیر پاسخ دهد:

•  آیا ترتیبات و فرایندهایی که به وسیله سیستم غیر رسمی در هر بخش تدوین شده، درست و صحیح است؟ معمولاً چنین برمی‌آید که تشکیلات رسمی نامناسب هستند ولی سیستم غیر رسمی در پی آن است که به وسیله تدوین روش‌ها به رفع یا اصلاح نواقص بپردازند.
• همین طور ممکن است پی ببریم که سیستم، درست طراحی نشده است، و سیستم غیر رسمی، نیز رویه‌های صحیحی را برای اصلاح دنبال نمی‌کند و در نتیجه منجر به عملکرد ضعیف می‌شود. تفاوت رسمی و غیر رسمی، یعنی آنچه پیشنهاد می‌شود که اتفاق افتد در مقابل آنچه در واقع اتفاق می‌افتد، عنصر مؤثری از نظریه عمل تحول سازمان است و یکی از اسرار درک پویایی‌های سازمانی است. ویس بورد توصیه می‌کند که قبل از انتخاب برنامه‌های ایجاد تغییر از طریق بررسی این بخش‌ها یا حوزه‌های شش گانه، به شناخت کلی دست یابیم.

اجزای مدل ویس بورد

ویس بورد برای هریک از این ابعاد سوالاتی را مطرح میکند که باید بررسی شوند:

1- اهداف سازمانی:دو عامل مهم در این بخش عبارتند از شفافیت اهداف (مزیان آگاهی اعضای سازمان از مأموزیت و اهداف سازمان) و توافق بر سر اهداف (حمایت کارکنان از اهداف سازمان)

2- ساختار سازمانی: ابتدایی ترین مسئله در این مورد آن است که آیا بین ساختار و هدف سازمان تناسبی و جود دارد؟

3- در زمینه ارتباطات: ویس بورد 3 نوع ارتباط مهم را ذکر کرده است:

• ارتباطات میان افراد
• ارتباطات میان واحدهای سازمانی که وظایف متفاوتی را انجام میدهند
• ارتباط میان کارکنان با ویژگی ها و الزامات شغل آنها

طبق نظر ویس بورد متخصصین تحول سازمانی باید ابتدا وابستگی متقابل میان این عوامل را شناسایی کرده و سپس کیفیت روابط را بررسی و در نهایت نیز روشهای مدیریت تعارض را شناسایی نمایند.

4- در محور پاداش ها: برای ارزیابی مشاور باید تشابه ها و تفاوتهای روشهای رسمی پاداش در سازمان (بسته های تشویقی، سیستمهای انگیزشی) و مفروضات کارکنان درخصوص سیستم های پاداش و تنبیه را شناسایی نماید.

5- ویس بورد موضوع رهبری را در میانه مدل قرار داده است، چون معتقد است وظیفه رهبر آن است که تعامل میان سایر محورها را نظارت نموده و توازن میان آنها را حفظ کند. ویس بورد برای راهنمایی مشاوران تجول سازمانی به کتابی اشاره میکند که چند سال قبل توسط سلزنیک  (1957) منتشر شده و در آن 4 وظیفه مهم را برای رهبری برشمرده است.

طبق نظر سلزنیک مشاور تحول سازمانی باید مشخص نماید که رهبران سازمان چهار وظیفه را چگونه انجام میدهند؟

• تعیین اهداف
• همراستا کردن کلیه برنامه ها با آن اهداف
• حمایت از همگرایی در کل سازمان حفظ نظم سازمان با در نظر گرفتن کلیه تعارض ها

6- در آخرین محور ساز و کارهای مفید یا فرآیندهای کارآمد را ذکر کرده و برای شرح آن از این استعاره استفاده می کند : ”سیمانی که اجزای یک سازمان را منسجم میگرداند و از آن چیزی بیشتر از یک محموعه احزای جدا از هم با نیازهای جداگانه میسازد”.

بنابراین ساز و کارهای مفید فرآیندهایی هستند که هر سازمانی برای بقا باید فراهم نماید و عبارتند از: برنامه ریزی، کنترل، بودجه ریزی و سیستم های اطلاعاتی که به اعضای سازمان کمک میکنند که برای تحقق اهداف سازمان وظایف محوله را انجام دهند.

وظیفه مشاور تحول سازمانی آن است که تعیین کندکدام سازو و کار ها (یا کدام جنبه از آنها) اعضا سازمان را در رسیدن به اهداف یاری میکنند و کدام بیش از آنکه مفید باشند بازدارنده هستند. زمانی که یک سازو کار بیش از حد دست و پا گیر شد، احتمالاً دیگر مفید نخواهد بود

محیط : که داخل مدل دیده نشده، بعداً به آن اضافه شده و نقش مهمی در آن دارد.

به طور خلاصه مدل ویس بورد، زمانی که مشاور زمان زیادی برای تشخیص ندارد و زمانی که یک نقشه سازمانی ساده مورد نیاز است و یا زمانی که مشتری با تفکر سیستمی آشنا نیست، بسیار سودمند خواهد بود. در فقدان تفکر سیستمی این مدل مشتری را یاری میکند که تصویری کلی از سازمان خود کسب نماید بدون آنکه نیاز به درک مفاهیم پیچیده ای داشته باشد.